L'Ufficio Protocollo riceve, registra e smista la documentazione destinata ai diversi Servizi ed uffici comunali. La corrispondenza può essere consegnata a mano all'Ufficio Protocollo negli orari di apertura e di norma viene recapitata all'Ufficio destinatario nell'arco della stessa giornata o, al più tardi, entro il successivo giorno lavorativo. L'Ufficio può attestare il ricevimento di un documento apponendo un timbro con la data di arrivo su una copia del documento stesso presentata unitamente all'originale.
Dal 1° gennaio 2004 il Decreto del Presidente della Repubblica n° 445 del 28 dicembre 2000 ha imposto la protocollazione dei documenti informatici, trasmessi per via telematica, attraverso l’istituzione della casella di posta istituzionale certificata. Allo scopo viene riconosciuta la validità legale della firma digitale di cui ogni utente può essere provvisto (Legge 15 marzo 1997 n° 59 articolo 15).
Il Comune di Garessio, in base alla normativa vigente, ha avviato, a partire dal 1° gennaio 2004, il servizio di Protocollo Informatico. Il Comune è dotato di casella di posta istituzionale certificata, che garantisce l’identificazione e l’originalità del documento e consente l’emissione di una apposita ricevuta di recapito.
Tutti i documenti soggetti a registrazione possono essere inviati al seguente indirizzo:
garessio@cert.ruparpiemonte.it
La corrispondenza così pervenuta, è immediatamente protocollata e trasferita via e-mail all’Ufficio competente, senza alcun dispiego di materiale cartaceo.
Per garantire l’originalità della corrispondenza, l’utente deve fornirsi di firma digitale da richiedere agli Enti certificatori.
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L'Ufficio Protocollo, inoltre, provvede alla consegna ai destinatari degli atti giudiziari depositati presso la Casa Comunale (art. 140 del Codice di Procedura Civile). Per ritirare un atto, occorre essere muniti dell'avviso dell'ufficiale giudiziario o del messo notificatore e di un documento di identità. Nel caso in cui il destinatario non possa ritirare personalmente l'atto giudiziario, può incaricare un'altra persona, purché munita di un documento di identità e dell'avviso.